De wereldwijde verspreiding van het Corona virus heeft inmiddels ook een grote impact op Nederland. Veiligheid, gezondheid en welzijn van medewerkers is nu topprioriteit van elk bedrijf. Werken vanuit huis en heldere communicatie is daarbij van wezenlijk belang. Deze ontwikkelingen vragen om een andere manier van samenwerken met collega’s en klanten. Juist nu is de tijd aangebroken om er voor elkaar te zijn en elkaar te ondersteunen. Maar hoe kan je dit het beste doen? Na het lezen van dit artikel weet jij wat de kansen en uitdagingen zijn van werken op afstand en hoe je toch het verschil kunt maken voor jouw klanten.

Werken op afstand

Het is goed om je te realiseren dat veel werkzaamheden ook digitaal kunnen. Tools zoals Microsoft Teams maken het mogelijk om op afstand met elkaar te communiceren en werk te delen. In crisistijden zoals deze, stelt Microsoft Teams voor een periode van 6 maanden gratis beschikbaar voor organisaties die er nog geen gebruikmaken.  Wil je hier meer over weten of wil je hier gebruik van maken? Klik dan hier.

 

Online vergaderen

Naast de juiste tooling is het van belang dat je met collega’s echt als één team blijft samenwerken. De mogelijkheid om online te vergaderen speelt hierbij een belangrijke rol.  Om ervoor te zorgen dat die online vergaderingen effectief verlopen, zijn duidelijke afspraken nodig:

  • Zorg bijvoorbeeld voor een groepscall op vaste momenten in teamverband. Juist als iedereen op afstand werkt, zijn gezamenlijke contactmomenten van groot belang voor het teamgevoel.
  • Stel vast wie de rol van voorzitter op zich neemt.
  • Zorg voor een duidelijke agenda. Dat voorkomt dat het gesprek alle kanten op gaat.
  • Het gebruik van de camera bij lange thuiswerkperiodes kan helpen om het gevoel van afzondering tegen te gaan. Ook draagt het bij aan betere focus en begrijp je elkaar toch net iets beter als je elkaar ook ziet. Die pyjama vervang je dus beter door een representatievere outfit.
  • Laat elkaar uitpraten. Voorkom chaos in het gesprek.
  • Maak gebruik van de mogelijkheid om samen notities te maken. Zou houd je overzicht van wat besproken is. Iedereen ziet immers hetzelfde op het scherm.

Het belang van een Centraal Klantbeeld

Digitaal samenwerken is door de inzet van Microsoft Teams voor vrijwel iedereen mogelijk. Toch brengt werken op afstand wel enige uitdagingen met zich mee. Een voorbeeld daarvan is de manier waarop informatie wordt vastgelegd en gedeeld. Informatie die je normaal gesproken kreeg doordat je rondliep op kantoor, blijft nu makkelijker achter, bij mensen thuis.

Het vastleggen en inzetten van informatie over klanten is daarom nu nog belangrijker dan voorheen.

 

Vastleggen van klantinformatie

Het vastleggen van informatie over klanten moet op één plek plaatsvinden: bij de klant zelf. In CRM noemen we dat het Centrale Klantbeeld. Iedereen die contact met klanten heeft, is verantwoordelijk voor het vastleggen van relevante informatie in dat Klantbeeld. Zo ontstaat zicht op wat bij klanten speelt. Die inzichten zijn van cruciaal belang om klanten in deze tijd te blijven bedienen. Zeker nu mensen op verschillende locaties met en voor klanten werken, is het Klantbeeld belangrijker dan ooit, omdat daar alle kennis over klanten bij elkaar komt.

 

Inzetten van klantinformatie

Het inzetten van diezelfde klantinformatie is ook van cruciaal belang. Om een versnipperde informatiestroom naar klanten en medewerkers te voorkomen is het belangrijk dat de op het Klantbeeld gebaseerde acties naar klanten worden uitgevoerd door de juiste personen. Denk hierbij aan Marketing, Sales en Service medewerkers. Door goede vastlegging van informatie zorg je ervoor dat deze contactpersoon over alle relevantie informatie beschikt die nodig is om een duidelijke en eenduidige boodschap over te brengen. Zo blijft het mogelijk om klanten optimaal te bedienen, terwijl we vanuit verschillende plekken werken.

 

Welke informatie is juist nu belangrijk

Als laatste is het in deze periode extra belangrijk om jouw klanten te ondersteunen waar je de meeste waarde kunt toevoegen. Vragen van klanten komen op verschillende plekken binnen en worden door verschillende mensen opgepakt en behandeld. Denk hierbij niet meer alleen aan informatie over het afnemen van producten en services, maar juist over hoe de klant omgaat met zijn uitdagingen in dit soort crisistijden en waar deze behoefte aan heeft. Zo kun je jouw klanten nog beter helpen om met de uitdagingen van deze tijd om te gaan.  

 

Tot slot

Is jouw organisatie nog niet voorbereid om de klantgegevens automatisch centraal te beheren? Zorg dan voor regelmatige afstemmomenten met collega’s van andere afdelingen om de klantinformatie bij te werken. Zo blijf je toch op de hoogte van wat er speelt. Juist nu moeten we samenwerken met de digitale middelen die er zijn. Alle hens aan dek! Zo maakt je juist in deze tijd voor jouw klanten het verschil.

 

Categorieën

Artikelen Human

Auteur

Martijn is Practice Manager Human en helpt organisaties bij verandertrajecten