Leestijd

5 minuten

Over

Gebruikers Adoptie

Categorieën

Contact

Lang niet alle bedrijven denken aan verandermanagement als ze een IT-project starten. Zonde, want verandermanagement zorgt ervoor dat je project geen draak wordt. Zo behaal je in 94 procent van de gevallen je projectdoelen als er wordt ingezet op excellent verandermanagement. Ook wordt in dat geval bij 71 procent van de projecten de planning gehaald, zo blijkt uit onderzoek van Prosci.

De resultaten zijn echter een stuk schokkender wanneer je niets aan verandermanagement doet. Dan worden slechts 15 procent van alle projectdoelstellingen gehaald. Ook het aantal keren waarin de planning gehaald wordt, kan rekenen op een evenzo laag percentage. Kortom verandermanagement levert winst op, maar hoe zorg je ervoor dat dit op een excellente manier gebeurt?   

ADKAR ter voorkoming van de DRAAK

Bij CRM Partners werken we met de ADKAR-methode om weerstand om te zetten in inspiratie. Medewerkers willen immers best veranderen, maar alleen niet veranderd worden. Met deze methode kun je voorkomen dat verandering moeizaam op gang komt en medewerkers juist vol enthousiasme aan de slag gaan met nieuwe software en technologieën. Deze methode bestaat uit vijf fases die je als organisatie doorloopt. Met als startpunt de awareness-fase.

AKDAR change management model

Bron -  Prosci

De A van awareness

Deze eerste fase is erop gericht medewerkers bewust te maken van de noodzaak van de verandering. Het is belangrijk antwoord te geven op de vraag: waarom moeten we veranderen? Wanneer er geen of te weinig aandacht wordt besteed aan de waarom-vraag gaat dit later in je project weerstand opleveren. Zodra medewerkers begrijpen waarom de verandering nodig is, werken zij hier sneller met positieve energie aan mee en ben je klaar voor de volgende fase.  

De D van desire

Nadat iedereen zich bewust is van de noodzaak van het project en de verandering is het tijd om ervoor te zorgen dat medewerkers een bewuste keuze kunnen maken om mee te gaan in de verandering. Dit realiseer je als organisatie door medewerkers bewust te maken van wat het project hun persoonlijk gaat opleveren. Krijgen ze bijvoorbeeld snellere systemen of betere data, dan levert dat ook voor hun persoonlijk voordelen op. Ook is het belangrijk aan te geven wat er precies gaat veranderen. Komen er bijvoorbeeld andere werkprocessen of procedures? Zorg voor een realistisch beeld van de verandering en benoem ook de impact voor de medewerkers. Creëer een balans tussen de lusten en de lasten van de verandering. Alleen dan kunnen je medewerkers een bewuste keuze maken of ze mee gaan in de verandering.

De K van knowledge

Iedereen is enthousiast over wat er staat te gebeuren, dan wordt het tijd om ook de kennis bij te spijkeren. Medewerkers moeten in de knowledge-fase worden getraind in nieuwe werkwijzen. Dit kan natuurlijk op vele verschillende manieren. Denk aan trainingen, e-learnings, maar bijvoorbeeld ook aan handleidingen. In veel organisaties is er vooral voor deze fase aandacht bij projecten, met als gevolg dat medewerkers tijdens trainingen veel vragen naar het waarom van de verandering. Helaas wordt er dan een stuk minder geleerd tijdens de trainingen, omdat de focus ergens anders op ligt. Door aan alle drie de fases voldoende aandacht te besteden zijn alle medewerkers klaar voor verandering en ontstaat er geen paniek over niet werkende systemen of weerstand vanwege onduidelijke doelen. Toch is het werk nog niet gedaan.

De A van ability

Iedere medewerker heeft andere behoeften en competenties. Het is daarom belangrijk goed te kijken naar individuele behoeftes. De ability-fase is erop gericht mensen die nog steeds in de weerstand zitten ook mee te krijgen in de verandering. Weerstand ontstaat vaak met een reden. Denk bijvoorbeeld aan de overstap van e-mail naar klanten bellen. Iemand met telefoonangst zal in de weerstand blijven. Dit is hét moment om naar de individuele competenties van medewerkers te kijken en indien nodig mensen individueel te begeleiden of te coachen.

De R van reinforcement

Iedereen is inmiddels volledig aan boord en kent het gewenste gedrag en de juiste vaardigheden, maar verandering beklijft alleen als er aandacht voor blijft. De laatste fase, kenmerkt zich door het borgen van de verandering. Dit lukt alleen als successen hoe klein ook gevierd worden, maar ook door het wegnemen van barrières. Een goed voorbeeld hiervan is het geven van budget aan medewerkers om de klanttevredenheid te verhogen. Een mooi gebaar, maar in de praktijk blijkt dat met een KPI als afhandelingstijd, medewerkers niet de ruimte voelen het budget te besteden en de klanttevredenheid te verhogen. Blijf daarom continu kritisch kijken naar processen en KPI’s.

Met behulp van de ADKAR-methode wordt geen van je projecten meer een draak. Daarbij is de kans dat je de projectdoelstelling en planning haalt een stuk groter. Daarnaast omarmen medewerkers de verandering en zorg je ervoor dat deze blijvend is. Kortom er is geen enkele reden om verandermanagement niet mee te nemen in je toekomstige projecten. Het levert je meer succes op, echt!

Categorieën

Artikelen Human

Auteur

Caroline Koekkoek is een bevlogen Transformatie Consultant en heeft veel kennis over verandermanagement en gebruikersadoptie.